Vodič · Zaštita podataka
Sigurnosne kopije i GDPR: što trebate znati
Ukratko: GDPR čak zahtijeva sigurnosne kopije, jer članak 32 traži da se osobni podaci nakon incidenta mogu brzo ponovno uspostaviti. Istodobno su i same sigurnosne kopije osobni podaci: moraju biti zaštićene, pohranjene na prikladnom mjestu, ugovorno uređene i brisane prema utvrđenim rokovima.
Što zahtijeva članak 32 GDPR-a
Članak 32 obvezuje voditelje obrade da provedu tehničke i organizacijske mjere koje osiguravaju razinu sigurnosti primjerenu riziku. Za sigurnosne kopije presudne su četiri točke stavka 1:
| Zahtjev | Što to znači za sigurnosne kopije |
|---|---|
| Točka (a): šifriranje | Šifrirati sigurnosne kopije, po mogućnosti prije nego što napuste zaštićeni sustav |
| Točka (b): povjerljivost, cjelovitost, dostupnost, otpornost | Kopije na više mjesta, zaštita od manipulacije, pristup samo ovlaštenim osobama |
| Točka (c): brza ponovna uspostava | Vraćanje mora biti moguće i izvedivo u razumnom roku |
| Točka (d): redovita provjera | Procjenjivati učinkovitost mjera; za sigurnosne kopije: testirati vraćanje |
Gdje se sigurnosne kopije smiju pohraniti
GDPR ne zabranjuje ni oblak ni pružatelje usluga. Međutim, zahtijeva da prijenosi u zemlje izvan EU-a i EGP-a budu posebno osigurani (poglavlje V.). Najjednostavnija je pohrana u Njemačkoj ili EU-u kod pružatelja na kojeg se primjenjuje europsko pravo. Ako su sigurnosne kopije šifrirane, a ključ ostaje u tvrtki, ni pružatelj pohrane ne može vidjeti njihov sadržaj.
Obrada podataka u ime voditelja
Ako pružatelj usluga vodi ili pohranjuje sigurnosne kopije, on je u pravilu izvršitelj obrade u smislu članka 28 GDPR-a. Tada je potreban ugovor o obradi podataka kojim se uređuju predmet, trajanje, vrsta podataka, tehničke i organizacijske mjere te angažiranje drugih izvršitelja obrade.
Brisanje i ograničenje pohrane
Prema načelu ograničenja pohrane (članak 5 stavak 1 točka (e)) podaci se ne smiju čuvati dulje nego što je potrebno. Za sigurnosne kopije to znači utvrditi određene rokove zadržavanja i automatski brisati sigurnosne kopije kada isteknu. Brisanje pojedinačnih zapisa iz sigurnosne kopije tehnički uglavnom nema smisla i oštetilo bi sigurnosnu kopiju. U praksi je stoga uobičajeno da:
- sigurnosne kopije istječu u cjelini na kraju svojeg roka zadržavanja;
- su do tada zaštićene od pristupa i ne koriste se ni u koju drugu svrhu;
- se pri vraćanju sigurnosne kopije ponovno brišu podaci izbrisani u međuvremenu; za to se bilježe brisanja koja treba ponoviti.
Pojedinosti pripadaju u plan brisanja i koncept sigurnosnih kopija i trebalo bi ih uskladiti sa službenikom za zaštitu podataka.
Dokumentiranje
Prema načelu pouzdanosti (članak 5 stavak 2) tvrtka mora moći dokazati da poštuje načela. Za sigurnosne kopije to znači pisani koncept, zapisnik sigurnosnih kopija i brisanja te dokumentirane testove vraćanja.
Kako vam AegisGrid pomaže
AegisGrid šifrira s AES-256-GCM ili ChaCha20-Poly1305 na zaštićenom sustavu; ključ ostaje kod vas. Vi odlučujete gdje se sigurnosne kopije nalaze: u vlastitoj tvrtki, na drugoj lokaciji ili u pohrani u oblaku AegisGrid u certificiranim podatkovnim centrima u Njemačkoj. Za pohranu u oblaku i upravljani backup MSD Computersysteme GmbH sklapa ugovor o obradi podataka prema članku 28 GDPR-a. Rokovi zadržavanja vrijede po sigurnosnoj kopiji i odredištu, backup poslužitelj automatski briše istekle sigurnosne kopije, a svako se brisanje bilježi u potpisanom zapisniku dokaza.
Ovaj je članak općeniti uvod i nije pravni savjet. Svoj koncept uskladite sa službenikom za zaštitu podataka.
Česta pitanja o GDPR-u i sigurnosnim kopijama
Moram li mijenjati i sigurnosne kopije kada netko zatraži brisanje svojih podataka?
U praksi se sigurnosne kopije uglavnom ne mijenjaju pojedinačno: istječu na kraju svojeg roka zadržavanja. Do tada su zaštićene i ne koriste se ni za što drugo; ako se sigurnosna kopija vrati, brisanja se ponavljaju. Pojedinosti utvrdite sa svojim službenikom za zaštitu podataka.
Smijem li sigurnosne kopije pohraniti u oblak?
Da, uz ugovor o obradi podataka i prikladna jamstva za mjesto pohrane. Najjednostavniji je pružatelj s podatkovnim centrima u Njemačkoj ili EU-u; zahvaljujući šifriranju prije prijenosa sadržaj ostaje nečitljiv i za njega.
Koliko dugo moram čuvati sigurnosne kopije?
Onoliko dugo koliko su vam potrebne za vraćanje, i ne dulje. Uobičajeno je dnevne verzije čuvati nekoliko tjedana, a mjesečne ili godišnje dulje. Zakonske obveze čuvanja, na primjer za računovodstvene isprave, bolje se ispunjavaju arhiviranjem nego sigurnosnim kopijama.
Sigurnosne kopije u skladu sa zaštitom podataka
Savjetujemo vas o mjestu pohrane, rokovima i ugovoru o obradi podataka – na engleskom ili njemačkom.