Copias de Microsoft 365: por qué la papelera no es una copia de seguridad

Responsabilidad compartida

En los servicios en la nube rige el modelo de responsabilidad compartida: el proveedor responde de los centros de datos, el hardware y la disponibilidad del servicio. Lo que ocurre con el contenido (quién lo borra, lo sobrescribe o lo cifra) corresponde al cliente. Microsoft replica sus datos en varios centros de datos, pero cada borrado y cada cifrado se replican con la misma fiabilidad.

Cuánto tiempo conserva Microsoft 365 lo eliminado

Sin directivas de retención adicionales se aplican estos valores predeterminados:

Las directivas de retención y el archivado de Microsoft 365 pueden ampliar estos plazos. Pero no son una copia de seguridad en sentido estricto: están en el mismo inquilino, con las mismas cuentas de administrador, y quien se hace con esas cuentas también puede cambiar las directivas.

Cinco casos en los que solo ayuda una copia

1. Borrado y detectado tarde: falta desde hace cuatro meses una carpeta con documentos de un proyecto y la papelera se vació hace tiempo.
2. Ransomware a través de la sincronización: un portátil infectado cifra archivos locales y OneDrive sincroniza las versiones cifradas en la nube.
3. Empleados que se han ido: se eliminan la cuenta y la licencia; semanas después se necesitan correos o archivos para un litigio.
4. Cuenta de administrador comprometida: un atacante borra deliberadamente buzones y sitios.
5. Auditoría y evidencias: por obligaciones de conservación o una auditoría hay que presentar el estado de un día concreto.

Qué importa en una copia de Microsoft 365

• Completa: correo de todas las carpetas, calendarios, contactos, tareas, OneDrive y SharePoint, no solo los buzones.
• Fuera del inquilino: la copia se guarda en un lugar que un atacante con credenciales de Microsoft no alcanza.
• Cifrada y en Alemania: para el RGPD cuentan la ubicación, el contrato de encargo de tratamiento y quién tiene la clave.
• Con permisos mínimos: un registro de aplicación propio en Entra ID con permisos de lectura, limitado en lo posible a los buzones y sitios necesarios.
• Muchas versiones: cada día se puede recuperar por separado, incluso meses después.

Cómo protege AegisGrid Microsoft 365

AegisGrid copia a través de Microsoft Graph con un registro de aplicación propio: buzones de Exchange con todas sus carpetas, calendarios con archivos adjuntos, contactos, tareas, OneDrive y bibliotecas de documentos de SharePoint, para cuentas concretas o para todo el inquilino. Cada ejecución es una versión completa, pero solo se transfiere lo que ha cambiado. Los datos se cifran antes de guardarse y pueden ir a hasta ocho destinos, por ejemplo a su propio servidor de copias y al almacenamiento en la nube en Alemania.

Hoy se restaura como exportación: correos como archivos .eml, archivos como árbol de carpetas con su fecha de modificación, y citas, contactos y tareas como archivo, filtrados por cuenta, carpeta y periodo. La restauración directa en el inquilino aún no está disponible.