Ratgeber · Microsoft 365
Microsoft 365 sichern: Warum der Papierkorb kein Backup ist
Kurz gesagt: Microsoft sorgt dafür, dass Exchange Online, OneDrive und SharePoint laufen. Für Ihre Daten – versehentlich gelöscht, von Ransomware verschlüsselt oder mit einem ausgeschiedenen Mitarbeiter verschwunden – sind Sie selbst verantwortlich. Papierkorb und Aufbewahrungsfristen helfen nur für kurze Zeit und nicht gegen jeden Fall.
Geteilte Verantwortung
Bei Cloud-Diensten gilt das Modell der geteilten Verantwortung: Der Anbieter verantwortet Rechenzentren, Hardware und die Verfügbarkeit des Dienstes. Was mit den Inhalten geschieht – wer sie löscht, überschreibt oder verschlüsselt –, liegt beim Kunden. Microsoft repliziert Ihre Daten zwar über mehrere Rechenzentren, aber jede Löschung und jede Verschlüsselung wird ebenso zuverlässig mitrepliziert.
Wie lange Microsoft 365 Gelöschtes aufbewahrt
Ohne zusätzliche Aufbewahrungsrichtlinien gelten diese Standardwerte:
| Dienst | Was passiert nach dem Löschen | Danach |
|---|---|---|
| Exchange Online | Endgültig gelöschte Elemente bleiben im Ordner „Wiederherstellbare Elemente“ – standardmäßig 14 Tage, höchstens 30 Tage | Unwiederbringlich weg |
| OneDrive und SharePoint | Papierkorb und zweiter Papierkorb, zusammen 93 Tage | Unwiederbringlich weg |
| OneDrive ausgeschiedener Mitarbeiter | Nach dem Löschen des Kontos standardmäßig 30 Tage erhalten (einstellbar) | Unwiederbringlich weg |
Aufbewahrungsrichtlinien und Archivierung in Microsoft 365 können diese Fristen verlängern. Sie sind aber kein Backup im eigentlichen Sinn: Sie liegen im selben Tenant, mit denselben Administratorkonten – wer diese Konten übernimmt, kann auch die Richtlinien ändern.
Fünf Fälle, in denen nur ein Backup hilft
- Gelöscht und zu spät bemerkt: Ein Ordner mit Projektunterlagen fehlt seit vier Monaten – der Papierkorb ist längst geleert.
- Ransomware über die Synchronisierung: Ein infiziertes Notebook verschlüsselt lokale Dateien, OneDrive synchronisiert die verschlüsselten Fassungen in die Cloud.
- Ausgeschiedene Mitarbeiter: Konto und Lizenz werden entfernt; Wochen später werden Mails oder Dateien für einen Rechtsstreit gebraucht.
- Übernommenes Administratorkonto: Ein Angreifer löscht gezielt Postfächer und Sites.
- Prüfung und Nachweis: Für Aufbewahrungspflichten oder einen Audit muss der Stand eines bestimmten Tages vorgelegt werden.
Worauf es bei einer Microsoft-365-Sicherung ankommt
- Vollständig: Mails aller Ordner, Kalender, Kontakte, Aufgaben, OneDrive und SharePoint – nicht nur die Postfächer.
- Außerhalb des Tenants: Die Sicherung liegt an einem Ort, den ein Angreifer mit Microsoft-Zugangsdaten nicht erreicht.
- Verschlüsselt und in Deutschland: Für die DSGVO zählen Ort, Vertrag zur Auftragsverarbeitung und wer den Schlüssel hat.
- Mit sparsamen Berechtigungen: eine eigene App-Registrierung in Entra ID mit Leserechten, möglichst auf die nötigen Postfächer und Sites beschränkt.
- Viele Stände: jeder Tag einzeln abrufbar, auch nach Monaten.
Wie AegisGrid Microsoft 365 sichert
AegisGrid sichert über Microsoft Graph mit einer eigenen App-Registrierung: Exchange-Postfächer mit allen Ordnern, Kalender mit Anhängen, Kontakte, Aufgaben, OneDrive und SharePoint-Dokumentbibliotheken – für einzelne Konten oder den ganzen Tenant. Jeder Lauf ist ein vollständiger Stand, übertragen wird aber nur, was sich geändert hat. Die Daten werden vor dem Speichern verschlüsselt und können an bis zu acht Ziele gehen, etwa auf einen eigenen Backup-Server und in den Cloud-Speicher in Deutschland.
Wiederhergestellt wird heute als Export: Mails als .eml-Dateien, Dateien als Ordnerbaum mit Änderungszeit, Termine, Kontakte und Aufgaben als Datei – gefiltert nach Konto, Ordner und Zeitraum. Das direkte Zurückspielen in den Tenant ist noch nicht verfügbar.
Häufige Fragen zur Microsoft-365-Sicherung
Sichert Microsoft meine Daten nicht selbst?
Microsoft schützt den Dienst gegen Ausfälle seiner Rechenzentren. Gegen Löschungen, Verschlüsselung durch Ransomware oder übernommene Konten hilft das nicht, weil diese Änderungen ebenso repliziert werden. Gelöschte Inhalte hält Microsoft nur für begrenzte Zeit vor.
Ist ein Backup von Microsoft 365 DSGVO-konform möglich?
Ja. Wichtig sind ein Speicherort, den Sie bestimmen, Verschlüsselung mit einem Schlüssel in Ihrer Hand und ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit jedem Dienstleister, der die Sicherung betreibt oder speichert.
Welche Berechtigungen braucht die Sicherung?
Nur Leserechte über Microsoft Graph für die Bereiche, die gesichert werden – etwa Mails, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Dateien. Exchange Online und SharePoint lassen sich zusätzlich auf einzelne Postfächer und Sites beschränken.
Microsoft 365 in Deutschland sichern
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